AccueilLISTE DE QUELQUES ASTUCES SUR EXCEL
Appliquez un style suivant le résultat dans une cellule – Excel
calculer la duree qui separe deux dates Excel5 97 Et 2000
Créer un lien vers une autre feuille - Excel 2000/2002/2003
Désactiver la conversion des adresses en liens - Excel XP
Détecter les doublons – Excel
Donnez de la couleur aux onglets - Excel
Effacer rapidement une cellule ou une plage à la souris – Excel
Forcer le retour à la ligne - Excel
Insérer rapidement des cellules - Excel
Insérer rapidement la date dans Excel
Insérer une date fixe - Excel
Interdire le déplacement après validation - Excel 2007
Masquer des données avant impression - Excel
Mise à jour des références à un classeur qui a été renommé ou déplacé
Modifier la direction du curseur
Modifier l'échelle d'un graphique – Excel
Modifier l'orientation d'un texte - Excel
Ouvrir plusieurs fichiers au démarrage - Excel XP
Protéger certaines cellules - Excel
Protéger par mot de passe un fichier Excel 2002/2003
Répéter les titres - Excel 2003 et 2007
Saisir plus d'une ligne dans une cellule - Excel
Saisir une fraction - Excel
Sélectionner la totalité d'un tableau - Microsoft Excel
Sélectionner toutes les cellules d'un certain type – Excel
Trier des données dans Excel
Vos documents dans une seule fenêtre - Excel
Appliquez un style suivant le résultat dans une cellule – Excel
Dans une feuille Excel, si vous possédez une cellule contenant un résultat
(une somme d'autres cellules par exemple), vous pouvez
modifier automatiquement
son style (couleur, police, taille, etc) suivant sa valeur. Pour cela, sélectionnez cette cellule de résultat,
puis déroulez
le menu Format et cliquez sur Mise en forme conditionnelle. Sélectionnez
alors la condition d'affichage. Par exemple,
La valeur de la cellule, inférieure à puis
saisissez 0, et cliquez sur le bouton Format pour sélectionner dans
l'onglet Motifs la couleur
rouge. Dans cet exemple, si votre résultat
est négatif, la cellule sera automatiquement rouge.
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Comment calculer la durée qui sépare deux dates Excel 95, 97 Et 2000?
Vous souhaitez évaluer l'ancienneté d'un employé ? Il
suffit, pour cela, d'utiliser la fonction DATEDIF. Etrangement,
aucune référence n'y est faite dans l'aide en ligne, le manuel
ou l'Assistant de fonction d'Excel, de Microsoft. La syntaxe
de cette fonction est la suivante : =DATEDIF (Date _début ;Date_fin ;
Unité). La valeur Unité y désigne le mode
d'affichage du résultat. Ce mode peut prendre les valeurs Y pour les
années (years), M (mois) ou D (days). Dans la
cellule C4, saisissez la date d'embauche, par exemple 04/11/1986 et en C5, la
date du jour, 27/03/2001. En D7, entrez
la formule suivante =DATEDIF(C4; C5;'Y'). Vous obtenez un résultat de
14 qui ne comptabilise que les années pleines.
Pour afficher les mois d'ancienneté complémentaires, il faut user
d'une petite astuce : calculer le nombre total de mois qui
séparent les deux dates. Pour l'obtenir, insérez dans la cellule
D8 la formule =DATEDIF(C4; C5;'M'). En D10, affichez
de nouveau le nombre d'années d'ancienneté au moyen de la première
formule suivie, en F10, de celle-ci : =D8-(D7*12).
Elle permet de calculer les mois additionnels. Pour faciliter la lecture du
résultat, vous pouvez ajouter les mots « années et »
en E10 et « mois » en G10. Vous lirez ainsi le résultat final
de 14 années et 4 mois.
Créer un lien vers une autre feuille - Excel 2000/2002/2003
Pour passer d'une feuille à une autre dans un document Excel, vous
devez utiliser les onglets situés en bas à gauche de la fenêtre
Excel. Si votre document Excel est composé de plusieurs feuilles, il
est plus pratique d'utiliser un simple lien hypertexte pour changer
de feuille
(pour par exemple avoir les détails d'un calcul se trouvant sur une
autre feuille). Pour cela, sélectionnez la case contenant
votre texte qui servira de
lien hypertexte puis cliquez dessus avec le bouton droit de la souris. Dans
le menu contextuel qui apparaît,
cliquez sur la commande Lien hypertexte
puis dans la zone Lien Hypertexte de la nouvelle fenêtre, cliquez sur
le bouton Emplacement
dans ce document. Sélectionnez enfin le nom de
votre feuille vers laquelle vous souhaitez faire pointer cet hyperlien puis
cliquez sur
le bouton Ok.
Désactiver la conversion des adresses en liens - Excel XP
Excel XP converti automatiquement les adresses Web en liens hypertextes ce qui
peut s'avérer vite agaçant. Pour désactiver
cette fonction, cliquez sur le menu Outils puis sur Options de correction automatique.
Dans la boîte de dialogue qui apparaît,
cliquez sur l'onglet Mise en forme automatique au cours de la frappe. Décochez
alors la case Adresses Internet et réseau avec
des liens hypertextes.
Si votre feuille de calcul comporte de nombreuses lignes, il peut être fastidieux de trouver les éléments identiques présents plusieurs fois. Pour détecter facilement les doubles, une simple formule suffit.
1. Dans la première ligne, placez vous dans la cellule qui se trouve à droite
de vos informations.
2. Saisissez alors la formule suivante : =A1 & B1 afin de créer
une chaîne résumant le contenu de la ligne.
Cette chaîne
nous servira à trouver les doublons. Si votre tableau contient plus
de 2 colonnes, il vous suffit
simplement de les rajouter à la formule.
Validez par Entrée.
3. Copiez ensuite cette cellule dans les autres cellules de cette colonne à droite
de vos informations. Toutes
vos entrées disposent donc d'une chaîne
les résumant.
4. Placez vous ensuite dans la première cellule à droite de celle
où vous avez précédemment entrée la formule,
D1
dans notre exemple.
5. Saisissez alors la formule suivante :
=SI(NB.SI($C$1:C1;C1)>1;"Doublon";"")
6. Validez par Entrée puis copiez cette cellule dans les autres cellules
de la colonne. L'information Doublon apparaît alors pour les informations
présentes plusieurs fois. Il ne vous reste alors plus à supprimer
ces lignes redondantes.
Donnez de la couleur aux onglets - Excel
Pour différentier plus facilement les onglets d'un classeur Excel, vous
pouvez leur assigner une couleur. Cliquez sur un onglet
avec le bouton droit de la souris puis choisissez la commande Couleur d'onglet.
Sélectionnez la couleur que vous souhaiter lui
attribuer puis validez par OK. Recommencez alors pour les autres onglets. Ceci
est nettement plus gai que le gris standard.
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Effacer rapidement une cellule ou une plage à la souris – Excel
Pour effacer rapidement le contenu d'une cellule ou d'une plage de cellule,
sélectionnez-la. Cliquez
ensuite sur le coin inférieur droit
de la sélection, le curseur se change en petite croix noire. Tout en
maintenant le bouton gauche enfoncé, sélectionnez de nouveau
la cellule ou la plage à effacer.
Celle-ci devient grisée. Relâchez
alors le bouton de la souris, la sélection est effacée.
Forcer le retour à la ligne - Excel
Pour forcer le retour à la ligne dans une cellule Excel, il suffit simplement
d'appuyer simultanément sur les touches Alt + Entrée.
Remarquez qu'il faut utiliser la touche Alt à gauche de votre clavier
et non la touche Alt Gr.
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Insérer rapidement des cellules - Excel
Plutôt que de passer par le menu Insertion pour ajouter des lignes ou
des colonnes, il y a plus rapide.
En effet, il vous suffit simplement d'utiliser
le raccourci clavier Ctrl, Maj, +. Une boite de dialogue
apparaît alors
vous permettant de choisir ce que vous souhaitez insérer et comment
: lignes, colonnes, etc… Validez alors par OK.
Insérer rapidement la date dans Excel
Il est très facile d'insérer rapidement la date dans un document
Excel. Usuellement, vous passez par le menu Insertion, Fonctions,
cliquez sur Date & heure puis sur DATE. La date est alors insérée
dans la cellule sélectionnée. Pour parvenir au même résultat
encore plus rapidement, appuyez simultanément sur la touche Ctrl et sur
la touche ;
Les fonctions maintenant() et aujourdhui() vous permettent d'insérer la date et l'heure courantes dans une cellule. Or à chaque fois que vous ouvrez votre feuille de calculs, ces informations sont mises à jour. Si vous souhaitez insérer la date et l'heure actuelles, mais qu'elles ne bougent plus, pour signaler la date de dernière mise à jour par exemple, vous n'êtes pas obligé de saisir manuellement ces informations. 1. Dans Excel, cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer la date ou l'heure courante. 2. Appuyez simultanément sur les touches Ctrl et ; pour insérer la date du jour. 3. Appuyez simultanément sur les touches Ctrl et : pour insérer l'heure courante. Ces informations sont fixes et ne bougeront pas.
Interdire le déplacement après validation - Excel 2007
Dans Excel, lorsque vous saisissez du texte ou un nombre dans une cellule et que vous validez par
la touche Entrée, le pointeur de cellule descend à la case inférieure. Vous pouvez choisir de
laisser le pointeur sur la cellule que vous venez de modifier.
1. Dans Excel 2007, cliquez sur le bouton Office puis sur le bouton Options Excel.
2. Cliquez ensuite sur la rubrique Options avancées.
3. Décochez alors la case Déplacer la sélection après validation de la zone Options d'édition.
4. Cliquez enfin sur le bouton Ok.
5. Pour les versions précédentes d'Excel, cliquez sur le menu Outils puis sur Options.
Ouvrez l'onglet Modification et décochez enfin la case Déplacer la sélection après validation.
Masquer des données avant impression - Excel
Lorsque vous imprimez un document dans Excel, vous ne souhaitez pas forcément faire apparaître toutes les données. Vous pouvez facilement masquer des lignes, des colonnes ainsi que des cellules pour ne pas qu'elles soient imprimées. 1. Pour masquer une colonne, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez la commande Masquer. Vous pouvez également sélectionner la colonne et utiliser le raccourci clavier Ctrl + 0. 2. Pour masquer une ligne, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez la commande Masquer. Vous pouvez également sélectionner la ligne et utiliser le raccourci clavier Ctrl + 9. 3. Enfin, pour masquer une cellule, il vous suffit simplement de la sélectionner et de changer la couleur du texte pour du blanc. 4. Pour afficher de nouveaux vos données, sélectionnez les colonnes ou lignes entourant celles que vous avez masquées et choisissez la commande Afficher. Pour les cellules où vous avez passé le texte en blanc, repassez le en noir.
Mise à jour des références à un classeur qui a été renommé ou déplacé
Ouvrez le classeur qui contient la formule avec la référence
externe qui fait référence au classeur renommé ou déplacé.
Dans le
menu Edition, cliquez sur Liaisons. Dans la zone Fichier source, cliquez sur
le nom du classeur pour lequel vous souhaitez mettre
à jour la référence. Cliquez sur le bouton Modifier source.
Dans la boîte de dialogue Modifier les liaisons, cliquez sur le classeur
auquel vous souhaitez faire référence.
Modifier la direction du curseur
Par défaut, lorsque vous appuyez sur la touche Entrée dans une
cellule, Excel déplace le curseur à la case du dessous.
Pour changer cette direction et déplacer le curseur à la case
à droite par exemple, cliquez sur le menu Outils puis sur
Options. Dans l'onglet Modification, déroulez la liste Déplacer
la sélection après validation puis choisissez le nouveau
sens, Droite par exemple. Validez par OK.
Modifier l'échelle d'un graphique – Excel
Avec Excel, vous avez tracé un graphique avec différentes valeurs issues de votre classeur. Or le graphique créé ne commence pas à zéro et n'est centré que sur vos valeurs. Pour corriger cela, vous pouvez prendre en compte une plage plus large de valeur pour vos axes.
1. Dans Excel, créez un graphique.
2. Double cliquez sur l'axe dont vous souhaitez modifier l'échelle, l'axe des ordonnées par exemple.
3. Dans la fenêtre qui apparaît, ouvrez l'onglet Echelle.
4. Saisissez alors dans les champs Minimum et Maximum l'intervalle de valeurs affichées, entre 0 et 140 par exemple.
5. Cliquez enfin sur le bouton Ok
Modifier l'orientation d'un texte - Excel
Si vous souhaitez modifier l'orientation d'un texte que vous avez saisi dans
une cellule, sélectionnez la cellule puis cliquez sur le
menu Format puis sur Cellule. Cliquez ensuite sur l'onglet Alignement. Dans
la rubrique Orientation, glissez le mot texte vers la
direction dans laquelle vous souhaitez afficher votre texte. Cliquez sur OK
pour appliquer le changement d'orientation.
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Ouvrir plusieurs fichiers au démarrage - Excel XP
Si vous travaillez tout le temps avec les mêmes classeurs Excel, pourquoi
ne pas les ouvrir automatiquement à chaque démarrage
du programme
? Pour cela, cliquez sur le menu Outils puis sur Options. Cliquez sur l'onglet
Général puis saisissez le chemin complet
vers le dossier contenant
les fichiers à ouvrir dans le champ Au démarrage, ouvrir tous
les fichiers du dossier. Validez enfin par OK.
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Protéger certaines cellules - Excel
Il est assez facile d'empêcher certaines cellules d'être modifiées.
Par défaut, toute les cellule sont configurées pour être
protégées. Pour laisser la possibilité d'écrire
des données dans certaines cellules, sélectionnez-les. Les cellules
non adjacentes peuvent être ajoutées à la sélection
en maintenant la touche Ctrl enfoncée. Déroulez ensuite le menu
Format, Cellule puis décochez la case Verrouillée de l'onglet Protection.
Validez par OK. Vous avez maintenant des cellules verrouillées et d'autres
non. Il vous faut alors activer la rotection. Pour cela, déroulez le
menu Outils, Protection, Protéger la feuille. Choisissez alors un mot
de passe puis validez. Désormais, seules les cellules déverrouillées
auparavant peuvent être modifiée et toutes les autres sont protégées.
Protéger par mot de passe un fichier Excel 2002/2003
Vos documents Excel comportent généralement des données
confidentielles (comptes bancaires, etc). Les dernières versions d'Excel
(2002/2003)
incorporent une fonctionnalité permettant de protéger
efficacement un document Excel des regards indiscrets en y appliquant un mot
de passe à
l'ouverture ce celui-ci. Pour cela, une fois votre document Excel ouvert, allez dans le menu Outils
puis Options. Dans la fenêtre qui apparaît à
l'écran,
rendez-vous dans le menu Sécurité. Saisissez votre mot de passe
dans le champ Mot de passe pour la lecture, puis cliquez sur le bouton
Options
avancées. Dans la liste déroulante, optez pour le type de cryptage
RC4, Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0. Laissez la valeur
128
en longueur de clé, puis validez en cliquant sur OK. Votre document
Excel est désormais protégé par mot de passe lors de son
ouverture.
Répéter les titres - Excel 2003 et 2007
Lorsque vous imprimez un tableau, les titres des colonnes et des lignes ne s'impriment que sur les premières pages. Si votre tableau s'étale sur plusieurs pages, il peut alors être difficile de voir du premier coup d'oeil à qui correspondent les colonnes et les lignes. Heureusement, pour plus de clarté, Excel pour permet de répéter les titres sur chaque page.
1. Dans Excel 2007, cliquez sur l'onglet Mise en page (dans Excel 2003, cliquez sur le menu Fichier puis sur Mise en page).
2. Cliquez sur la commande Imprimer les titres (pour Excel 2003, ouvrez l'onglet Feuille).
3. Dans la zone Lignes à répéter en haut, sélectionnez les lignes à répéter sur toutes les pages.
4. Faites de même si besoin pour les colonnes à répéter dans le champ Colonnes à répéter à gauche.
5. Cliquez enfin sur le bouton Ok. Vous pouvez alors lancer l'impression en déroulant le menu Fichier, Imprimer puis en cliquant sur le bouton Ok.
Saisir plus d'une ligne dans une cellule - Excel
Si vous souhaitez que votre texte soit coupé en plusieurs lignes afin qu'il tienne dans la largeur d'une cellule, il faut modifier les paramètres de la cellule. Pour cela, cliquez avec le bouton droit sur la cellule ou sur la sélection de cellules à configurer puis cliquez sur l'option Format de cellule. Cliquez ensuite sur l'onglet Alignement. Dans la rubrique Contrôle du texte, cochez alors la case Renvoyer à la ligne automatiquement. Validez alors par OK. La largeur de votre texte est alors ajustée à celle de vos cellules.
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Saisir une fraction - Excel
Vous vous êtes certainement rendu compte que lorsque vous tentiez d'insérer
une fraction dans une
cellule, 1/2 par exemple, Excel la convertissait automatiquement
en date 01-févr. Pour ne pas qu'Excel
interprète une fraction
comme une date, il suffit de mettre un 0 suivi d'un espace devant la fraction
: 0 1/2.
Sélectionner la totalité d'un tableau - Microsoft Excel
Pour sélectionner un tableau dans Excel, vous utilisez la souris. Or
si votre tableau comporte de nombreuses
lignes et colonnes, cela peut s'avérer
ardu. Heureusement qu'un raccourci clavier est là vous vous faciliter
grandement la tâche.
1. Cliquez sur une cellule quelconque du tableau que vous souhaitez sélectionner.
2. Appuyez alors sur la touche Ctrl puis, tout en la laissant enfoncée,
cliquez sur le bouton * du pavé numérique.
Votre tableau est
alors automatiquement sélectionné.
Sélectionner toutes les cellules d'un certain type – Excel
Dans Excel, vous souhaitez sélectionner toutes les cellules de votre document qui contiennent du texte, pour changer leur taille par exemple. Cela est possible rapidement grâce à la commande Atteindre.
1. Dans votre feuille de calculs, cliquez sur le menu Edition puis sur Atteindre.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le bouton Cellules.
3. Choisissez le type de cellules à sélectionner, les cellules contenant du texte constant par exemple puis cliquez sur le bouton Ok.
4. Toutes les cellules correspondant à votre requête sont alors sélectionnées.
Si vous possédez un tableau dans un fichier Excel que vous souhaitez
classer, par ordre alphabétique ou par ordre croissant des valeurs par
exemple, sélectionnez toutes les cellules du tableau avec le bouton
gauche de la souris. Déroulez le menu Données et cliquez sur
Trier. Sélectionnez le nom de la colonne dans la liste déroulante
Trier par et cliquez sur Ok. A noter qu'en cas d'erreur, pour annuler le tri,
appuyez simultanément sur les touches Ctrl et Z.
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Vos documents dans une seule fenêtre - Excel
Comme pour Word, si vous ouvrez plusieurs documents dans Excel, chacun d'eux apparaît sous la forme d'un bouton dans la barre des tâches. Pour les afficher dans une seule fenêtre et alléger ainsi la barre des tâches, il faut modifier une option. Dans Excel, cliquez sur le menu Outils puis sur Options. Dans l'onglet Affichage, décochez la case Fenêtres dans la barre des tâches puis validez par OK. Tous vos documents ouverts dans Excel seront alors dans une seule fenêtre du programme.